Desde la administración a la gestión de contratos

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No basta con administrar obligaciones, hay que gestionar la organización del contrato. Lee sobre las diferencias entre la administración y gestión de contratos.

En esta ocasión quisiéramos poner la atención en el período de vida del contrato, es decir, desde el momento de su suscripción y hasta la fecha de su cierre. Para estos efectos, supondremos que el mandante definió su estrategia de contratación (EC), la que sentó las bases para la definición del contrato y la transferencia de riesgos deseada, todo lo que se tradujo en un proceso de licitación / negociación exitoso que ya llegó a su conclusión.

El mandante tendrá por objetivo que el nuevo contrato se ejecute con una asignación efectiva, real, de los riesgos identificados, y que este finalice sin mayores contratiempos. El contratista, por su parte deseará completar el contrato cumpliendo con los estándares de desempeño, calidad, costo y plazos proyectados.

Ambas partes querrán también maximizar sus beneficios y mantener un ambiente apropiado de control de riesgos durante la ejecución del contrato.

Para lograrlo, mandante y contratista deberán gestionar el contrato de una manera apropiada a la naturaleza de este y sus propios objetivos. Pero esto no se limita a la administración de las obligaciones y responsabilidades explícitamente indicadas en el texto del contrato.

De la administración a la gestión de contratos: cuatro aspectos claves

Ambas partes deberán gestionar el contrato de manera tal que se cubran cuatro diferentes dimensiones o pilares de trabajo, todas las cuales deben ser atendidas para gestionar exitosamente un contrato:

1. Administrar el contrato

Quien administre el contrato deberá preocuparse de que las obligaciones y responsabilidades definidas para la parte que representa sean cumplidas. Es el punto de partida obvio, pero en la práctica, es habitual que algunas de ellas no sean gestionadas de manera efectiva u oportuna (habitualmente son un gran número y de variadas naturalezas).

De particular importancia son los temas relacionados con la entrega oportuna de información (ej. información de diseño, notificaciones claves), riesgos (ej. seguimiento y mitigación), pagos (ej. idoneidad y oportunidad de los estados de pago), reportería (ej. avance, incidentes) y gestión de cambios al contrato (ej. trabajos adicionales y su impacto).

2. Gestionar el desempeño

Quien administre el contrato deberá además evaluar si los servicios prestados (si es el contratista) o el desempeño de sus obligaciones como cliente (si es el mandante) cumplen con los estándares requeridos.

En particular, deberá monitorear si las medidas de remediación establecidas son suficientemente efectivas. Deberá también monitorear tendencias en el desempeño de las obligaciones de la parte que representa, así como también mantener atención acerca de las obligaciones de su contraparte.

Por lo tanto, el/la administrador/a del contrato deberá contar con la visibilidad suficiente (recursos apropiados) para realizar este monitoreo; así como también, la autoridad suficiente como para afectar las tendencias detectadas.

3. Establecer y mantener el equipo de gestión

Tal y como indicamos en el punto anterior, la gestión del contrato requiere de los recursos y el equipo apropiados. Quien administre el contrato debe también determinar con qué recursos de apoyo debe contar y la oportunidad para hacerlo (los que deberán ajustarse a la naturaleza del contrato, p. ej., contratos tipo EPC tienen requerimientos bastante diferentes a los de un contrato tipo EPCM). Asimismo, quien administra el contrato deberá definir los atributos del personal y los recursos con que este debe dotarse (ej. capacitación, herramientas digitales, vehículos).

4. Gestionar las relaciones

Finalmente, quien administra el contrato deberá cuidar detalladamente los puntos de contacto, así como los medios y rutas de comunicación con la contraparte y otros grupos de interés. Dichos puntos de contacto deberán soportarse activamente y adaptarse a la realidad del contrato a través de sus fases de ejecución.

En cualquier caso, estas actividades deben realizarse de tal manera que, idealmente, se forme una alianza de confianza y respeto con la contraparte a lo largo del período de ejecución del contrato (ej. buscando oportunidades de colaboración, mejora del clima, colocación de equipos de trabajo).

Administración y gestión de contratos: habilidades necesarias

¿Y qué marca la diferencia entre la administración y la gestión de contratos? Primero diremos que no basta con “administrar un contrato”. Por supuesto que alguien debe preocuparse de asegurar una correcta reportería de avances, eventos y riesgos, efectuar procesos de facturación y pago a tiempo; así como obtener y presentar las boletas de garantía y seguros que corresponda de manera correcta y oportuna. Muchas de estas tareas involucran complejidad, pero la gran mayoría de estas son de carácter formal y/o estandarizables.

Sin embargo, “gestionar un contrato” requiere oficio y experiencia, así como el cuidado de las relaciones, las comunicaciones, capacidad de persuasión, y liderazgo frente a la organización propia y de la contraparte.

Al fallar en el correcto cuidado de estos otros temas también se pueden generar condiciones apropiadas para la germinación de controversias y conflictos.

 

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